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新昌縣孝方公益基金會

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目  錄

 

1.  印章管理制度

2.  檔案管理制度

3.  財務管理制度

4.  項目管理制度

5.  人事薪酬制度

6.  信息公開制度

7.  內部管理制度

8.  重大事項報告制度

9.  志愿者管理制度

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

印章管理制度

 

1.     

為規范新昌縣孝方公益基金會(以下簡稱:基金會)印章的刻制、保管以及使用的合法性和安全性、維護基金會利益,依據《基金會管理條例》、《新昌縣孝方公益基金會章程》以及相關規定,制定本辦法。

2.   適用范圍

     基金會公章、法定代表人印章、財務專用章等印章使用管理全過程。

3.   職責權限

3. 1 基金會秘書處負責印章負責公章管理工作,包括印章的刻制、登記、發放、收回,監督印章的保管和使用;

3. 2 財務部負責財務專用章的管理;

3. 3 法定代表人負責法人章的管理。

4.   內  

4. 1 印章的刻制

4.1.1 基金會需要刻制印章時,由保管部門提出申請,經理事長審批后,提交秘書處統一刻制;

4.1.2 印章刻制后,秘書處留存印鑒,登記印章名稱、啟用日期、適用范圍后,由使用部門辦理領用手續;

4.1.3 印章須經秘書處發領用通知后生效;

4.1.4 印章更換或作廢是,相關部門應將印章交還秘書處同意銷毀。

4. 2 印章的使用

4.2.1 基金會各類印章的使用范圍:

1)以基金會名義外發的函件、信函、合同、銀行超過備用金的大額領款申請、銀行賬戶年檢等事項;

2)財務專用章用于財務票據、各類財務報表、銀行賬戶年審等事項;

3)法定代表人章主要用于財務支票、銀行賬戶年檢等;

4)其他因基金會運營需要使用印章的情形。

4.2.2 印章蓋印的位置要準備恰當,印記要端正、清晰,印章名稱要與用引薦的落款一致。

4. 3 印章的保管

4.3.1 為保證印章的安全性,基金會公章由秘書處負責保管,法定代表人章由理事長保管,財務專用章由出納保管。

4.3.2 印章保管人要堅持原則,遵守保密規定,嚴格照章使用,嚴防遺失、盜印事件發生。

4.3.3 印章須入專柜?;?,用印完畢后立即入柜,不得將印章長時間留在柜外。若發生意外情況,應立即向秘書長報告。

4.3.4 印章管理人離職辦理印章移交時,須由秘書處負責人或者其上級領導監交。

4.3.5 印章停用因機構變動停止使用印章或印章損壞需要更新時,由秘書長及時收回或銷毀舊印章,并建立印章回收及銷毀的登記檔案。

5.   違規處理

違反印章管理規定,情節較輕者處以通報批評;造成經濟損失的,賠償損失并處留崗查看;情節嚴重者,解除勞動合同,直至報送司法機關處理。

6.     

6.1 本制度由秘書處負責解釋。

6. 2 本制度由理事會審議通過,2014年1月1日起施行。

 

檔案管理制度

 

1.    

為加強對檔案的管理、收集和整理工作,規范檔案管理,特制定本制度。

2.    適用范圍

適用于公司及各部門的檔案管理。  

3.    職責權限

3. 1  秘書處負責管理除財務資料外的各類文件、證件資料;

3. 2  財務部負責財務類資料的匯集及保管。

4.    內  

4. 1  檔案范圍、收集及保存

4.1.1    基金會檔案分電子檔及紙質文件,分別由基金會秘書處、財務部依職權保管。

4.1.2    基金會檔案范圍

4.1.2.1財務資料,包括工資名冊、會計憑證、賬簿、審計報告書、現金/銀行日記賬等;

4.1.2.2 以下資料(含電子檔)由秘書處匯集及保管:

1 基金會各類證件,理事會決議,設立、變更、備案、年檢等資料,章程,工作計劃等基礎文件資料;

2)  基金會與業務主管機關、登記機關等有關單位往來的文件及相關部門發來的與基金會有關的決定、條例、規定、批復等文件材料。

3 基金會與有關單位或機構簽訂的合同、協議等文件;

4 基金會開展慈善活動的申請文件、宣傳照片等資料;

5)  基金會大事記、榮譽證書、獎杯等;

6  各機構向本基金會申請資助的項目及審批資料;

7) 其他檔案。

4.1.3    基金會工作人員應了解業務、掌握文件材料的歸檔范圍,并保證經辦文件的完整(各種附件一律不準抽存),認真執行歸檔制度。

4. 2  檔案查閱和借用

4.2.1   查閱和借用基金會的檔案資料須經理事長、秘書長按權限審批。其中,證照類檔、審計報告外借,須經理事長審批;資料查閱,須經秘書長審批。對外提供證書復印件的應標注僅供用于XXX再復印無效文字說明。

4.2.2  查閱檔案時應嚴格遵守保密紀律,不得擅自向他人傳播檔案內容;不得翻閱、摘抄、復制與查閱內容無關的材料;不準在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊;不得隨意折卷或撕去其中文件。

4.2.3  資料應按年匯集、歸類和建檔存管,所有人員都負有項目資料的保密義務。

4. 3 保管期限和銷毀

4.3.1  檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。其中,永久檔案的保管時間為30年以上;長期檔案的保管時間為15年;短期檔案的保管時間為5年。

4.3.2  文書檔案的保管期限由秘書處依據具體情況按照以下原則確定:

1)凡記敘和反映本會主要工作和活動的內容,需要長遠利用和查考的文件材料及圖表,保管期限定為永久;

2)凡在相當長的時間里,有利用、查考價值的文件材料及圖表,保管期限定為長期;

3)凡在比較短的時間內需要查考的文件材料及圖表,保管期限定為短期;

4)對于會計檔案的保管期限按《財務管理制度》執行。

4.3.3  對需銷毀的檔案編造清冊,經秘書長審核同意后方可銷毀。銷毀檔案時,必須有兩人監銷,監銷人應在銷毀冊上簽字或蓋章,并注明銷毀方式和日期。

4. 4 離職移交

工作人員工作變動或因故離職時,應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀;人事部門應在完成工作移交后方可出具離職證明。

5.   違規處理

5.1  不按規定要求入檔、保管或借閱等,對責任人每次處200元以下扣款。

5.2  過失泄露秘密,采取補救措施,尚未造成嚴重后果或經濟損失的,處通報批評,并處200元以上扣款;后果嚴重的解除勞動關系并除賠償損失。

5.3  造成借閱資料失少或損壞無法修補或擅自銷毀歸檔資料等情形的,按情節輕重對處以500元以上扣款,情節嚴重的,解除勞動合同并處賠償損失;

5.4  制度規定的應處置行為,以教育為主,并可視情節輕重對相關責任人處200元以上1000元以下扣款。

6.      

6. 1  本制度由基金會秘書處負責解釋。

6. 2  本制度由理事會審議通過,20141月1日起執行。

 

 

 

財務管理制度

 

內容摘要

1.    目  

2.    適用范圍

3.    職責權限

3.1   財務部職責

3.2   財務人員職責

4.    內  

4.1   資金管理規定

4.2   會計核算與會計報告規定

4.3   財務預算規定

4.4   固定資產管理規定

4.5   財務收支規定

4.6   票據使用管理規定

4.7   財務審計規定

4.8   投資理財規定 

4.9   會計檔案管理規定

5.    違規處理

6.    附  

 

 

1.    目  

明確財務管理權責和會計體系機構,規范基金會各項會計基礎工作,完善核算程序,提高會計核算效率,提供全面、準確的會計信息,依據《中華人民共和國會計法》、《民間非營利組織會計制度》和有關法規,結合本基金會實際情況制定。

2.    適用范圍

適用于基金會財務管理全過程。

3.    職責權限

3. 1  財務部職責

1 認真貫徹執行國家相關的會計制度及稅收管理法規,執行統一的財務制度;

2 建立健全各項財務管理規章制度,檢查監督財務紀律;

3 健全會計機構,合理分工,明確職責,保證會計核算資料的連續性、完整性和系統性;

4 規范會計基礎工作,正確填制會計憑證、編制會計報表、報送相關數據資料;

5 組織預算編制并監督預算執行情況,出具預算執行情況報告;

6 積極為業務管理服務,通過財務監督發現問題,提出改進意見;

7 協調與有關機構如民政、財政、銀行、會計師事務所等的關系,及時掌握相關法律法規的變化,有效規范財務工作,及時提供有關財務資料;

8 完成領導交辦的其它財務工作。

3. 2  財務人員崗位職責

3.2.1   財務經理崗位職責

1) 負責基金會財務工作的全面管理;

2 組織落實年度預算的分解、編制、匯總,并檢查、控制分析預算執行結果;

3 根據財務數據和實際情況,審核財務報表、編制財務分析;

4) 負責基金會資金的調配、監督和管理控制;

5 負責協調基金會的內外審計工作;

6 配合項目資助的財務監控與審查工作;

7 負責基金會財務管理制度及其他財務相關制度的編寫及修改;

8 完成領導交辦的其他工作。

3.2.2   會計崗位職責

1) 配合建立健全基金會財務管理的各種規章制度;

2 配合溝通、協調項目的財務工作,并根據需要對已完成項目做好專項財務報告的編制;

3 配合完成基金會年度財務報、年度預算的編制工作,并根據需要提供預算執行情況分析報告;

4 負責審計(外審、內審、專項審計)工作;按照審計方要求,提供會計報表、會計報表附注、財務情況說明書等;

5 負責各項支出的審核和賬務處理,編制月度報表、銀行存款余額調節表;

6 審核向捐贈方開具的《捐贈收據》及各項費用、代收代付款項;

7 財務資料及檔案的裝訂、整理和保管工作;

8 負責與基金會關于財務方面的對外日常聯絡工作;

9 完成領導交辦的其他工作。

3.2.3    出納的崗位職責

1) 開立銀行賬戶,支票購買與開具,提取備用金、匯款、轉賬等工作;

2 領取銀行對賬單,并做好賬戶年檢等工作;

3 做好資金管理,銀行存款、現金日記賬的登記,存現金日清月結,月末編制現金盤點表;

4 完整保存財務單據,做好與會計的單據交接工作各種款項的結匯工作;

5《捐贈收據》的保管及開具,出納應在實際收到捐贈后據實開具捐贈票據;

6負責基金會財務章的保管;及其他領導交辦的其他工作。

4.      

4. 1  資金管理規定

4.1.1    基金會的資金管理應遵循專款專用的原則,尊重資助方和捐贈人的意愿;資金管理嚴格按照計劃、量入為出,保證財務現金流可持續運轉;且資金管理要保證資金的安全及資金使用情況的可復核性。

4.1.2    現金、支票管理

4.1.2.1 現金使用范圍:主要為日常辦公及差旅支出,以及其他不能用支票或網上銀行支出的費用等;

4.1.2.2 現金的提?。撼厥馇榭鐾?,一次提取現金不得超過兩萬元;

4.1.2.3 現金收付紀律:

1) 不準坐支現金,不準私用公款,不準借用賬戶套用現金;

2) 不準保存賬外款項,不準收付規定業務以外的現金;

3) 原則上基金會不存放現金,須及時送存銀行;

4 嚴格審查現金付款憑證及原始憑證是否符合報銷規定,報銷程序和審批手續是否正確、齊全,若發現憑證有偽造、涂改時,拒絕辦理收付款手續,并及時報財務經理予以追究;

5 及時清理,正確記錄現金收付業務。及時盤點現金庫存,并與現金日記賬目核對,做到日清月結、賬款相符;

4.1.2.4 開具的支票須寫明經批準同意的收款人全稱,收取的發票金額須與付款金額相符;

4.1.2.5 開出支票要正確登記,填寫日期、用途、金額等,及時清理支票存根;

4.1.2.6 銀行收付款業務發生時,出納人員應及時登記銀行日記賬,按月對賬;

4.1.2.7 銀行支票如發生丟失,有關責任人應及時向財務部及開戶銀行報告。如系空白支票所造成的損失,丟失人員負有賠償責任。

4.1.3    銀行賬戶管理

基金會根據相關規定設立銀行基本戶,并可根據業務需要開立一般賬戶,所有捐贈收入及支出均需通過基金會銀行賬戶進行。

4.1.4    財務印章管理

4.1.4.1 開立銀行賬戶時,在開戶銀行預留的財務專用章由出納保管,法定代表人印章由印鑒所有人指定出納以外的人員保管或委托財務主管保管;嚴禁財務主管、出納之間相互委托保管印章。

4.1.4.2 嚴禁將印章帶出辦公室,如不得不帶出時,需經財務主管批準;印章如發生丟失、損毀或被盜情況,應迅速向秘書長匯報。

4. 2  會計核算與會計報告規定

4.2.1   基金會執行《民辦非營利組織會計制度》;

4.2.2   基金會的會計年度為每年 1 1 日起至 12 31 日止。

4.2.3   基金會采用權責發生制和借貸記賬法記賬。

4.2.4   會計核算應當以本基金會的交易或者事項為對象,記錄和反映基金會本身的各項業務活動。

4.2.5   會計核算應當以本基金會的持續經營為前提。

4.2.6   會計核算應當劃分會計期間,分期結算帳日和編制財務會計報告。

4.2.7   基金會采用人民幣為記賬本位幣。人民幣同其他貨幣折算,按業務發生之日的匯率進行計算。

4.2.8   本基金會在會計核算時,應當遵循以下基本原則:

1 會計核算應當以實際發生的交易或者事項為依據,如實反映本基金會的財務狀況、業務活動情況和貨幣流量等信息;

2會計核算所提供的信息應當能夠滿足會計信息使用人(如捐贈人、理事會、監事會)的需要;

4會計政策前后各期應當保持一致,不得隨意變更。如有必要變更,應當在會計報表附注中披露變更的內容和理由、變更的累積影響數以及累積影響數不能合理確定的理由等;

 5會計核算應當按照規定的會計處理方法進行,會計信息應當口徑一致,相互可比;

6會計核算應當及時進行,不得提前或延后;

7會計核算和編制的財務會計報告應當清晰明了,便于理解和使用;

8在會計核算中,所發生的費用應當與其相關的收入相配比,同一會計期間內的各項收入和與其相關的費用,應當在該會計期間內確認;

9資產在取得時應當按照實際成本計量,但本制度有特別規定的,按照特別規定的計量基礎進行計量。其后,資產帳面價值的調整,應當按照本制度的規定執行。除法律、行政法規和國家統一的會計制度另有規定的外,基金會不得自行調整資產帳面價值;

 10基金會遵循謹慎原則,合理核算可能發生的損失和費用,并堅持費用配比原則,保證基金會利益不受侵害;

11會計核算應當合理劃分應當計入當期費用的支出和應當予以資本化的支出;

12會計核算應當遵循重要性原則的要求,對資產、負債、凈資產、收入、費用等有較大影響,并進而影響財務會計報告使用人據以作出合理判斷的重要會計事項,必須按照規定的會計方法和程序進行處理,并在財務會計報告中予以充分披露;對于非重要的會計事項,在不影響會計信息真實性和不致于誤導會計信息使用人作出正確判斷的前提下,可適當簡化處理。

4.2.9    基金會統一使用國家財政發布的民間非營利組織會計科目和會計報表。

4.2.10  基金會會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料必須真實、準確、完整,符合會計制度的規定。

4.2.11  用以支付各種款項的原始憑證必須為原件,復印件不得作為原始憑證,如遇特殊情況須經財務經理、理事長批準。從外單位取得的原始憑證如有遺失,應當取得原開出單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內容等,由財務經理、理事長長審核簽字后,才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的,如火車、輪船、飛機票等憑證,由當事人寫出詳細情況,由財務經理、理事長審核簽字后,代作原始發票。對丟失原始發票的責任人,需承?;鴰嵊紗嗽斐傻乃拔竇跋喙廝鶚?。

4.2.12  基金會工作人員工資福利和行政辦公支出應當符合《基金會管理條例》的要求,累計不得超過當年總支出的 10%。工作人員工資福利包括:

1全體工作人員的工資、福利費、住房公積金、社會保險費;

2擔任專職工作理事的津貼、補助和理事會運行費用;

3行政辦公支出包括:組織日常運作的辦公費、水電費、物業管理費、會議費、廣告費、市內交通費、差旅費、折舊費、修理費、租賃費、無形資產攤銷費、資產盤虧損失、資產減值損失、因預計負債所產生的損失、審計費、以及聘請中介機構費和應償還的受贈資產等。

4.2.13  基金會用于公益事業的支出包括直接用于受助人的款物和為開展公益項目發生的直接運行費用,項目直接運行費用不超過公益項目總支出的 5%。

項目直接運行費用包括:

1支付給項目人員的報酬,包括:工資福利、勞務費、專家費等;

2為立項、執行、監督和評估公益項目發生的費用,包括:差旅費、交通費、通訊費、會議費、購買服務費等;

3為宣傳、推廣公益項目發生的費用,包括:廣告費、購買服務費等;

4因項目需要租賃房屋、購買和維護固定資產的費用,包括:所發生的租賃費、折舊費、修理費、辦公費、水電費、郵電費、物業管理費等;

5為開展項目需要支付的其他費用。

4.2.14  財務部應根據賬簿記錄按時編制會計報告?;峒票ǜ姘ɑ峒票ū?、管理報表。

1)  會計報表包括:資產負債表;業務活動表;現金流量表;科目余額表;

2)  管理報表包括:預算執行情況表;專項財務報告。

4.2.15  年度會計報告須有編制人、審核人簽名或蓋章。

4. 3  財務預算規定

4.3.1    財務預算的編制原則:統籌兼顧,權責對等,量入為出,突出業務重點。

4.3.2    預算編制的流程:

1) 秘書處根據基金會的遠期目標制訂次年的工作規劃以及捐贈計劃;

2 財務根據工作規劃及捐贈計劃,制訂預算,并報秘書長;

3 秘書長對預算進行審核并提出改進意見;

4 財務部根據意見修改后,提交秘書長上報理事會;

5 理事會投票表決批準后,予以執行。

4.3.3    秘書處須按照理事會批準的預算及控制原則執行預算。預算一經確定,原則上不予調整。

4.3.4    秘書處在執行預算過程中,如需在預算總額內調整預算,且符合理事會審批的預算控制原則,須事前由相關負責人向財務經理及秘書長提出書面申請,申請獲批后,方可調整預算。

4.3.5    如預算調整金額超過基金會年度預算總額,或預算調整與理事會預算控制原則不符,須事前由秘書處上報理事會審批,審批通過后,方可調整預算。

4. 4  固定資產管理規定

4.4.1    列為固定資產的標準是指使用期限超過一年,且單位價值 2000 元以上,并在使過程中保持原有物質形態的資產,包括房屋及建筑物、機器設備、運輸設備、工具器具等。

4.4.2    對于預算內固定資產的采購,由使用部門向秘書處上報申請,秘書處審核并報理事長審批后方可采購。

4.4.3    固定資產購回后,須由秘書處辦理入庫手續,然后由使用部門填寫固定資產領用單申領,并指定專人負責保管。

4.4.4    財務人員需對固定資產建立臺賬,制定折舊政策

1) 計提折舊方法:基金會采用平均年限法計提折舊;

2) 計提折舊的基數:固定資產初始計量的基本原則是采用實際成本原則,即固定資產按取得時的實際成本入賬;

3) 固定資產的凈殘值:基金會現有固定資產不計殘值;

4) 計提折舊年限:一般物品的折舊年限為 5 年;汽車的折舊年限為 10 年。折舊額應按月計提。當月增加的固定資產,當月不計提折舊,從下月起計提折舊,當月減少的固定資產,當月照提折舊,從下月起不提折舊;

5) 提足折舊但仍繼續使用的固定資產和提前報廢的固定資產均不再提取折舊。

4.4.5   財務部須不定期對基金會的固定資產進行實地盤點,每年至少盤點一次,做到賬實相符。每次盤點結束,對盤盈、盤虧的固定資產查明原因,報秘書長和財務經理審核、理事長審批后,進行相應處理。

4.4.6    固定資產使用部門發生變化,應重新辦理資產領用手續,并告知財務部。

4. 5  財務收支規定

4.5.1    收入管理

1)  基金會分類核算捐贈收入與捐贈以外其他收入;捐贈以外收入包括政府補助收入、投資收益等主要業務活動收入和其他收入等。

2)  基金會根據各項收入性質嚴格劃分限定性收入和非限定性收入,各項收入均納入年度總預算統籌安排。

4.5.2    支出管理

4.5.2.1 基金會的各項支出本著勤儉節約原則,實行按照預算額度及報銷標準審批報銷及支付制度。

4.5.2.2  借款程序

1 基金會財務應嚴格管控借款,如確因業務需要辦理借款,借款人填寫《借款申請單》,并附相關證明,按照相關財務權限審批;

2 借款人持經理事長審批的《借款申請單》到出納處領取現金或支票,或由出納辦理網銀匯款手續;

3) 借款人原則上應在借款后十五個工作日內完成報銷手續。

4.5.2.3 費用報銷程序

1)  差旅費報銷

A.   住宿、交通和伙食費報銷限額(單位:元/天)

級  別

差旅費報銷標準

市內交通費標準

備  注

一類地區

二類地區

三類地區

理事長、副理事長

800

700

650

據實報銷

 

秘書長、副秘書長、理事、監事

650

600

500

據實報銷

 

工作人員

400

350

300

60

 

B. 伙食補貼統一按每天50元標準執行,已有伙食安排的不再報銷伙食補貼。

C. 出差地的市內交通費憑票限額報銷,超支部分自己承擔。

D. 住宿費憑出差期間實際住宿地點發票報銷,在一次出差期限內,總額可自行調劑。因業務需要住宿超標的,按特殊業務審批流程由理事長特批。

E. 經批準參加的會議或培訓期間的會務培訓費在核準范圍內據實報銷。

F. 同次出差費用原則上一次性報銷,漏報或發票延誤補報的,必須說明原因。

2) 招待費用報銷

A.   基金會招待費用必須控制在《基金管理條例》規定比例內,本著節儉原則開支;來客確需宴請的,應經部門負責人同意。

B.   客戶來訪的住宿、交通費用原則上公司不承擔,確需要代客戶報銷的差旅費必須憑原始憑證,不得以復印件等不規范票據代替。

3  汽車費用報銷

A.   臨時性用車:公司臨時性借用私人車輛;

B.   審批程序:用車人員事先填寫《私車公用審批表》,由理事長負責人審批;

C.   私車主以《私車公用審批表》為依據,填寫費用報銷單,按里程數結算費用,結算標準不高于1.8/公里(含過路費、油費、停車費);

D.   票據時間:油費發票日期為不超過實際用車時間7天,過路費、停車費為實際用車時間。

4) 費用報銷程序

A.   費用發票抬頭必須開具公司名稱,經辦人簽字,并注明相關人或經濟事項。

B.   報銷程序

經辦人填制相應報銷單——部門負責人核實——部門登記——財務人員稽核

——領導按權限簽字——財務部報銷

C.   費用報銷時限

所有費用均應在開票后90日內予以報銷,當年度費用在年度內報銷。超期報銷應書面說明原因,報理事長簽批后方可報銷。

4.5.2.4 財務付款程序

不符合報銷范圍的款項支付及捐贈款項支付,由業務申請人提供經審批的申請書資料或符合合同規定付款條件并取得合法票據后,按程序領取現金或者由出納支付至收款方對公賬戶。

4.5.2.5 審批權限

基金會所有報銷、采購及捐贈支出由經辦人申請、秘書長審核、理事長審批、財務部復核。

4. 6  票據使用管理規定

4.6.1    基金會應當嚴格按照《公益事業捐贈票據使用管理暫行辦法》本辦法規定和財政門的要求開具捐贈票據。

4.6.2    各種收據、捐贈票據由財務門統一管理;空白票據由財務購買(印制),設專人保管,設立票據登記冊簿,嚴格領用、收繳及銷毀手續。

4.6.3    填寫使用票據必須按照編號順序使用,逐欄填寫清楚,內容完整、真實,印章齊全,各聯次內容和金額一致;如有作廢者,應當加蓋作廢戳記或者注明“作廢”字樣,并完整保存全聯次,不得私自銷毀。

4.6.4    不得轉讓、出借、代開、買賣、銷毀、涂改捐贈票據,不得將捐贈票據與其他財政票據、稅務發票互相串用。

4.6.5    對未使用過的票據如有遺失,應及時查明原因,并按程序處理。

4.6.6    發票的廢止及發票存根要按保存期保管,保存期限一般為 5 年,期滿后需要銷毀時,須經單位領導審批,并報主管門及稅務機關批準備案。

4.6.7    接受貨幣(包括外幣)捐贈時,應接實際收到的金額填開捐贈票據。

4.6.8    接受非貨幣性捐贈時;應按其公允價值填開捐贈票據。

4. 7  財務審計規定

4.7.1    在每年 3 31 日前,財務部委托有資質的會計師事務所,對基金會財務進行年終審計,財務部應按照相關法規要求將審計報告在基金會網站上予以公示,基金會的財務會計報告未經審計不得對外公布。

4.7.2     監事負責監督財務制度的落實。

4.7.3     監事可以隨時聘請第三方審計對基金會的財務狀況進行內審計。

4. 8   投資理財規定

為使基金會閑置資金能最大限度保值增值增加利息收入,在保證資金安全的前提下做適當理財或投資:

4.8.1      基金會可用于保值增值即用于理財或投資的資產限于非限定性資產、在保值增值期間暫不需要撥付的限定性資產;

4.8.2      在保證日常業務運轉的前提下,可適當組合各類存款類型,在保證有重大事件發生可靈活調用,在此靈活性基礎上提高收益率;

4.8.3      具體理財及投資方案由負責投資的理事本著兼顧資金安全及收益最大化的原則進行操作。

4. 9   會計檔案管理規定

4.9.1      財務人員必須對各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃以及各類合同等有關的會計資料,定期進行收集、審查、核對。每終了后,整理立卷、裝訂成冊、分類編制目錄,定點存放,每年歸檔。

4.9.2      會計檔案資料由會計負責保管,每個財務人員都負有?;に謝峒頻蛋缸柿習踩暾腦鶉?。

4.9.3      會計檔案資料原則上不予外借。遇有特殊情況,須經財務經理批準后,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。

4.9.4      各種會計檔案資料的保管期限按有關規定執行,銷毀會計檔案須按規定程序審批。

5    違規處理

5. 1   對于虛報費用的,除退賠虛報費用外,對直接責任人處以虛報金額2倍扣款對相關責任人處200元以上500元以下扣款。虛報費用金額較大觸犯刑法的,報送司法機關追究刑事責任。

5. 2   對于占用公司資金不按時歸還的,除收回占用資金并支付利息(同期中國人民銀行基準利率)外,視情節輕重,對直接責任人處以應收利息2-5倍扣款,對有關責任人處200元以上500元以下扣款。

5. 3   三次報銷不規范的,列入重點監控對象,并予以通報。

5. 4   違反本制度其他規定的,視情節輕重,處100以上1000以下扣款;給公司造成損失的,按有關規定處理。制度未規定的,參照最相接近條款處理。

6        

6. 1   本制度由財務部負責解釋。

6. 2   本制度由理事會審議通過,2014年11日起實施。

 

 

 

 

項目管理制度

 

1.      

規范基金會項目管理,確保項目運行的合法、合規、合理性,實現項目的逾期目標,維護基金會、捐贈方和受益方的合法權益,特制定本制度。

2.    適用范圍

適用于基金會所有對捐贈項目。

3.    職責權限

項目執行部負責對審批項目的具體實施與管理,秘書處負責項目檔案管理。

4.      

4. 1  項目立項管理

4.1.1  捐贈項目主要體現在以下方式:

1) 限定性資金與物資。捐贈人指定捐贈款或物資專項用于某個領域、項目、機構或某類人;

2) 非限定性資金與物資。捐贈人未指定捐贈資金或物資的使用對象及使用方式。

4.1.2  根據章程,非限定性項目的業務范圍主要是:

1) 老有所養:對每位60歲以上的老人給予一定金額的資助,以提高老年人的生活質量和品質;

2) 學優有獎:給每位學齡前兒童、大學新生一定金額的資助;

3) 新婚志禧:對喜結良緣的夫妻提供一定額度的幸福金;

4) 新農村建設:資助新農村建設項目,豐富農村文化生活;

5) 有償投資:按照相關規定,本基金會可以對有收益的公司及社會福利事業進行有償資助,增大慈善資金,擴大救助的輻射面。

4.1.3  非限定性資金與物資。捐贈人捐贈后,由基金會根據基金宗旨,自行決定使用目標和方式的捐贈資金或物資。

4.1.4  限定性資金與物資。根據基金會的發展需要與捐資者的意愿,由基金會和捐資方簽署捐贈協議,或由基金會和捐贈方簽署捐贈協議,以確認捐贈行為;捐贈協議中必須包含捐贈目的、捐贈用途、捐資總額等。

4. 2  項目實施管理

4.2.1  根據基金會的宗旨設立相關的公益項目,在年度計劃預算計劃內的項目,可以按年度計劃,經理事長審批后發放;

4.2.2  年度計劃外的非限定性公益項目,依據基金會現有規章制度,由項目執行部確定需要提供的資料,并經發起人和基金會理事長審批后,方可對外捐贈或資助;

4.2.3  限定性資金與物資的捐贈,待捐贈資金或物資到位后,根據捐贈協議的約定,對資金進行合理有效專款使用。

4.2.4  對于單個項目超過200萬元的公益項目,除特殊情況外,需要制訂項目計劃,包括:設立項目的目的、具體內容、實施方式、實施時間、實施地點、范圍及實施團隊等。項目目標要具有具體性、可衡量性、可實現性、注重項目的預期效益。如果是長期目標,還需要有若干具體目標組成,具體目標需要確定時間、具體任務或者活動。

4.2.5  在初步項目計劃的前提下進行合理的營銷,營銷是一種使項目的需求方的需求、愿望和價值與基金會的項目、價值和行為達成一致的工作,營銷的本質是互惠互利和公平交易。進行市場營銷,傾聽需求方的意見,不要刻意臆造需求放的需求,并從中了解到項目的預期結果,從而確定項目的目標。

4.2.6  嚴格按照項目的計劃執行,期間發生突發情況的,可以書面形式上報秘書長,由秘書長決定突發緊急情況的處理方式,如遇緊急情況也需在第一時間告知秘書長,在事后補齊書面材料。

4. 3  項目資金管理

4.3.1  基金會對項目資金實行預算管理,嚴格控制預算資金的支付。

4.3.2  對于年度計劃內的非限定性捐贈資金,根據計劃推進;計劃外的項目,按照審批文件約定的時間實施;

4.3.3  限定性項目資助資金將根據《捐贈協議》的約定,按計劃及時撥付。報備的項目資金支出預算一般不得調整,如果因故必須要進行重大調整,應事先提交書面說明,并報基金會審查批準;

4.3.4  資助項目具有政府配套資金和/或自籌資金的,基金會將視配套資金到位情況撥付資助資金; 

4.3.5  受助方完成全部項目時,實際使用資金少于資助額度,即有資金結余的,原則上應將結余資金退回基金會。

4. 4  項目的監督、審計和評估

4.4.1  基金會將不定期對項目受助方進行跟蹤,及時了解項目實施情況;

4.4.2  基金會根據受助方提供的資金使用情況及項目進展報告對項目進行跟蹤管理;

4.4.3  對于基建項目,全部完成或終止后,項目受助方應告知基金會,并提交項目結項報告、項目專項審計報告。

4.4.4  基金會可視情況組織專家成立評估小組,對獲得資助項目的實施效果進行評估或委托第三方專業機構進行審計、評估;獲得資助的項目申報人應積極配合審計、評估工作,并對審計、評估中發現的問題予以認真整改。

4.4.5  項目實施結束后,項目執行部門進行結項確認,并由秘書處對所有項目文件進行歸檔管理。

4. 5  項目信息管理
4.5.1  基金會對項目執行過程中的各種數據與信息實行登記管理;

4.5.2  基金會項目執行部根據項目實施情況,通過基金會官方網站或其他媒體向社會公布項目年度實施情況。

5.      

51 本制度由項目執行部負責解釋。

5. 2 本制度由理事會審議通過,2014年1月1日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

內部管理制度

 

1.      

為規范基金會開展的各項工作,在程序上合法、合規,根據相關法規和《新昌縣孝方公益基金會章程》(以下簡稱章程)制定本辦法。

2.    適用范圍

本制度適用于基金會決策全過程。

3.    職責權限

3. 1  理事會基金會的最高決策機構,按章程履行職責;

3. 2  監事是基金會的監督機構,負責監督理事會運作過程的合法性、合規性;

4.      

4. 1  理事會議事規則

4.1.1    基金會設立理事會,理事會為基金會最高決策機構,由 5名理事組成;

4.1.2    基金會理事會每屆為 3 年,任期屆滿,經理事會通過后可以連任;

4.1.3    章程規定的理事會職權由理事會全權行使;

4.1.4    理事的資格:

1  熱心慈善事業的企業和社會各界人士;

2  具有管理基金的能力和專業化水平的優秀人士;

3  年齡一般不超過70周歲;

4  具有完全民事行為能力。

4.1.5    基金會設立理事長 1 ,秘書長 1 名,從理事中選舉產生;

4.1.6    理事會每年至少召開兩次會議。理事會會議由理事長負責召集和主持;有1/3理事提議,必須召開理事會會議。如理事長不能召集,提議理事可推選召集人;召開理事會會議,理事長或召集人需提前5日通知全體理事、監事。

4.1.7    理事會會議采取現場會議和通訊會議兩種形式,現場會議須有 2/3 以上理事出席方能召開;如理事不能參加會議,可書面委托其他人員代表參加,由受托人代表理事履行相關職責;理事會決議須經出席理事過半數通過方為有效;通訊會議須有全體理事參與,理事會決議須經全體理事過半數通過方為有效。

4.1.8  理事會會議須有2/3以上理事出席方能召開;理事會決議須經出席理事過半數通過方為有效。下列重要事項的決議,須經出席理事表決,三分之二以上通過方為有效:

1) 章程的修改;

2) 選舉或者罷免理事長、秘書長;

3) 章程規定的重大募捐、投資活動;

4) 基金會的分立、合并;

4.1.9  理事會會議應當制作會議記錄。形成決議的,應當當場制作會議紀要,并由出席理事審閱、簽名。

4. 2  監事會議事規則

4.2.1    本基金會設監事2名。監事任期與理事任期相同,期滿可以連任。

4.2.2    理事、理事的近親屬和基金會財會人員不得任監事。

4.2.3    監事的產生和罷免:

1)  監事由主要捐贈人、業務主管單位分別選派;

2)  登記管理機關根據工作需要選派;

3)  監事的變更依照其產生程序。

4.2.4    監事的權利和義務:  

1 依照章程規定的程序檢查基金會財務和會計資料,監督理事會遵守法律和章程情況。

2) 監事列席理事會會議,有權向理事會提出質詢和建議,并應當向登記管理機關、業務主管單位以及稅務、會計主管部門反映情況。

3)  監事應當遵守有關法律法規和基金會章程,忠實履行職責。

4.2.5    在本基金會領取報酬的理事不得超過理事總人數的1/3。監事和未在基金會擔任專職工作的理事不得從基金會獲取報酬。

4.2.6  本基金會理事遇有個人利益與基金會利益關聯時,不得參與相關事宜的決策;基金會理事、監事及其近親屬不得與基金會有任何交易行為。

4. 3  秘書處

4.3.1    秘書處,是理事會下設的部門,設秘書長1名。

4.3.2    秘書處主要職能為

1  主持開展日常工作,組織實施理事會決議;

2  組織實施基金會年度公益活動計劃;

3  擬訂資金的籌集、管理和使用計劃;

4  擬訂基金會的內部管理規章制度,報理事會審批;

5) 籌備召開理事會的各項工作,做好理事會會議紀要及各位理事的意見記錄;

6 組織實施基金會年度公益活動計劃;

7 擬定資金的管理和使用計劃;

8 擴大基金會影響力,對外傳播;

9)負責基金會文件的收發、催辦、歸檔等工作;

10)負責接洽來人來訪,并做好上傳下達工作;

11)負責與其他部門的聯絡工作。

4. 4  項目管理基本程序

4.4.1    項目申請:

1 外部申請:他人申請;

2 內部推薦:理事推薦、秘書處推薦及專家推薦。

4.4.2    項目申請由秘書處負責收集和整理,并提交理事會進行決策;

4.4.3    項目決策結果、方案、計劃和預算由秘書處向理事會報告。

5.      

51 本制度由理事會負責解釋。

5. 2 本制度由理事會審議通過,2014年1月1日起施行。

 

 

 

重大事項報告制度

 

1.    目  的

為確?;鴰嵩俗韉墓娣緞?,加強對基金會活動情況的監管,促進基金會健康發展,制定本制度。

2.    適用范圍

適用于基金會所有重大事項的對外報告。

3.    職責權限

      秘書長負責根據重大事項的分類分別向理事會、業務主管機關或業務登記機關的報告、變更等事項。

4.    內  容

4. 1  對外報告的事項

4.1.1    需向理事會報告的重大事項

1)  章程的制定和修改建議

2)  年度工作總結、年度收支預算、執行情況及下一年度工作計劃;

3  內部管理制度的制定;

4  設立或撤銷基金會分支機構、代表機構;

5  辦事機構設置及人員聘任;

6  基金會財務部認為必須經集體研究決定的重要問題;

7  其他必須向理事會匯報或需要理事會定奪的事項。

4.1.2    向業務主管部門報告事項

1  年度工作總結、年度收支預算、執行情況及下一年度工作計劃;

2  章程的修訂;

3  理事長變更;

4  設立或撤銷基金會分支機構、代表機構;

5  重大涉外活動;

6  其他重大事項。

4.1.3    需向業務登記機關報告事項

1)  章程的修訂;

2)  法定代表人變更;

3)  年度工作報告;

4)  需要報告的其他事項。

4.1.4    基金會登記事項、備案事項需要變更的,應及時向民政部民間組織管理局申請變更登記、變更備案。

4.1.5    基金會舉辦、參與重大外事活動,中國與境外民間組織合作或聯合舉辦活動、邀請境外人士或境外非政府組織參加的活動,以民間組織名義組織的涉外研討會、組團出國出境、與境外組織交流交往、接受境外的捐贈、境外學習和考察活動等,須按國家關于民間組織涉外活動有關規定及程序報業務主管單位批準。

4. 2  重大事項報送方式

4.2.1  報送程序:重大事項報送按照自下而上的程序逐級報告。一般情況下,重大事項發生后,秘書處應及時將重大事項概況及建議報告秘書長,秘書長根據情況作出相應處理,并及時召開理事會或上級主管部門。

4.2.2    報送形式:口頭報告、郵件報告和印發通報。

4. 3  本制度與有關法律、法規、規范性文件有沖突時,后者為準。

5.       

6. 1  本制度由基金會秘書處負責解釋。

6. 2  本制度由理事會審議通過,20141月1日起執行。



人事薪酬制度

 

1.       

為規范基金會的人員聘用、薪酬管理,明確聘用合同雙方當事人的權利和義務,?;な芷溉嗽鋇暮戲ㄈㄒ?,構建和發展和諧穩定的聘用關系,根據相關法律、法規,結合基金會實際,制定本制度。

2.    適用范圍

      適用于基金會專職工作人員的人事、薪酬管理全過程。

3.    職責權限

3. 1  秘書處負責人事管理,包括人員招聘、錄用、薪酬等具體管理事項;

3. 2  理事長負責副秘書長及以下級別人員的錄用、試用期提前結束及薪酬審批;

3. 3  理事負責秘書長及以上級別人員的錄用、試用期提前結束及薪酬審批。

4.      

4. 1  

4.1.1  基金會所需專職工作人員,一律公開條件,可以從豐島控股集團體系甄選或者對社會公開招聘;

4.1.2  基金會聘用人員以學識、品德、能力、專業、經驗、身體狀況適合于職務或者工作為原則,但特殊需要時不在此限。

4.1.3  招聘程序

1發布招聘信息——篩選資料、審查 證件——面試;

2) 副秘書長及以下級別人員由秘書長審核,報理事長審批;秘書長及以上人選由理事長審核,報理事會服飾并確定是否錄用;

4.1.4  勞動合同

1) 新招聘員工入職手續辦理完畢后,與基金會簽訂書面勞動合同;

2) 勞動合同期限屆滿,根據基金會發展需求,以及員工的綜合表現等,經雙方協商一致,可續簽勞動合同;

3) 勞動合同期限首簽為不超過3年,試用期最長不超過3個月;續簽可根據實際情況確定;

4) 勞動合同的終止提前解除情形按勞動合同法執行。

4.1.5  勞務合同

1) 如果聘用退休人員,則簽訂聘用合同或其他類似咨詢顧問等協議;

2) 協議期限由雙方商定;

3) 鑒于退休人員的風險性,除理事會特批外,一般不建議招錄退休人員。

4. 2  

4.2.1  試用期分為新進試用、調整試用、晉升試用三種情況。

1) 新進試用,是指新進員工按勞動合同約定的試用期進行試用,試用期滿考核合格方可轉正;

2) 調整試用,是指因工作需要或個人不能勝任原工作崗位,予以調整,為考察其在新崗位的適應性,經雙方協商可約定為其一個月的試用期;

3) 晉升試用,因工作表現優秀晉升的員工,為考察其在新崗位的工作情況而約定為期六個月的試用期,合格的調整薪資,不合格的退回原級別。

4.2.2  試用考核

1) 部門負責人根據員工在試用期的表現,客觀公正地評分并寫出評語、反饋其試用期間的績效考評成績;

2) 秘書長根據部門評語及其他員工綜合意見進行審核,并按權限報批決定“聘用、調整、終止試用、解除勞動關系”等。

4.2.3  試用期提前結束

1) 在試用期間,對業務素質、技能、工作適應能力及工作成效特別出色的員工,試用部門負責人可建議提前結束試用期,報秘書長審核后按權限報批。

2) 員工在試用期內若有品行或能力欠佳而不適合崗位工作的,由員工所在部門出建議,經秘書長審核,按權限審批后,基金會可隨時調整期使用崗位或終止與其的勞動關系。

4. 3  崗位調動

4.3.1  根據基金會的發展需要,為實現人員和崗位的最佳匹配,基金會可根據工作需要或員工的工作技能等情況合理調整員工的工作崗位、職務或服務地點。

4.3.2  各部門負責人依其部門內所屬員工的個性、特長、學識和能力,力求人盡其才,以達到人與事的相互配合,可申請調配。

4.3.3  員工的調動分為部門內部調動和部門之間調動等情況:

1) 部門內部調動:是指員工在本部門內的崗位變動,由各部門負責人根據實際情況,經考核后,具體安排;

2) 跨部門調動:是指員工在基金會跨部門流動,經綜合考察后,由調出、調進兩部門的負責人聯合建議、秘書長審核后根據權限報批。

4.3.4  秘書處憑審批后的單據開具《調動通知單》一式四聯,一聯由員工簽名確認后存檔秘書處,另三式分別由員工、調進部門及調出部門持有。

4.3.5  被調員工接到調任通知后,應在調令規定的日期前完成移交手續,并按期赴任新崗位;因特殊情況,無法如期辦妥移交手續的,可酌情延長。

4.3.6  對基金會有特殊貢獻,表現優異者,由部門負責人根據工作需要及員工工作表現,向秘書長推薦申報,秘書長審核后按權限審批晉升。

4. 4  

4.4.1  員工離職分為因違反基金會制度、按勞動法規定而提前解除勞動關系,合同到期終止勞動關系,以及員工辭職等情形。

4.4.2  員工辭職者,應提前三十日提出,并按程序報批,在未獲得批準前不得離職,否則按曠工論處;

4.4.3  員工離職,均應辦理交接手續,按程序辦理主管的財物及事務工作資產、辦公用品、文件資料等)、公有財物等事項的移交、提示,并經相關部門交接簽字確認后,方視為交接完畢。

4.4.4  員工離職相關手續辦理完畢后,至財務部結算離職工資、開具離職證明;離職手續未辦理完畢或者尚有未清結事項者,可暫不予結算及開具離職證明。

4. 5  考勤規定

4.5.1  請假與出差

(1) 理事長審批各部門負責人2天及以上出差、員工7天及以上請假;

(2) 秘書長審批員工7天以下請假,部門負責人審批其部門員工3天以下請假。

4.5.2  銷假規定

假期屆滿后需先向考勤人員銷假再上班,否則作為曠工處理;考勤人員應按照員工的出勤情況填寫《考勤表》,每月向上級部門提交。

4. 6  薪酬考核

4.6.1  薪酬的定級根據員工的職務、學歷、能力及技術程度等綜合制定;由秘書長制訂,理事長審批。

4.6.2  員工薪酬實行職能工資制;薪酬結構:基本工資占30%,績效獎金占70%。

4.6.3  薪酬調整:員工職務發生變動,其崗位薪酬也相應進行調整;特殊情況徐增減薪酬的,由理事長審批。

4.6.4  薪酬發放鑒于基金會目前業務較為簡單,專職人員數量少,工資系統尚未上線,故可以咨詢服務合同、聘用合同等形式發放工資。

4.6.5  社保:由基金會依據國家法律規定執行。

5.      

51 本制度由秘書處負責解釋。

5. 2 本制度由理事會審議通過,2014年1月1日起施行。

信息公開制度

 

1.      

為規范基金會的信息公開活動,增強管理透明度,提高社會公信力,依照《基金會管理條例》、《公益慈善捐助信息公開指引》等規定,制定本制度。

2.    適用范圍

適用于本基金會內部管理及業務活動信息的依法公開事項。

3.    職責權限

3. 1  秘書處負責對外公開信息的審核與具體發布;

3. 2  財務部負責財務信息、審計報告的提供;

3. 3  理事長負責對外發布信息的審批。

4.      

4. 1  信息公開原則

4.1.1  及時準確原則?;鴰嵐幢局貧裙娑ǖ墓諶菁笆憊喙匭畔?,并確保信息真實、準確和有效。

4.1.2  方便獲取原則。信息公開方式應盡力保障捐贈人、社會公眾及有關單位能夠方便、完整地查閱和獲取公開的信息。

4.1.3  規范有序原則?;鴰岣菔導使ぷ髑榭鮒貧ㄐ畔⒐ぷ髁鞒?,使信息公開工作規范、有序,保持常態性、動態性。

4.1.4  分類公開原則?;鴰嵐粗卮笫錄腿粘P孕畔⒎擲喙?,即根據制度屬于重大活動或事項過的,按重大事件專項信息公開;一般性公益慈善項目及其活動,按日常性捐助信息公開。

4.1.5  為慣例不公開為特例原則。公開信息可能危及國家安全、侵犯他人權益或隱私,以及其他法律法規規定不予公開的信息可不予公開。捐贈人和受益人等當事人不愿意公開的捐助信息,應當事先與信息公開主體進行約定。若無事先約定,相關慈善捐助信息均應公開。不予公開的信息,應當接受公益慈善組織登記管理機關的監督檢查。

4. 2  信息公開內容

4.2.1  信息公開的內容,包括:

1) 基金會基本信息;

2) 基金會年度工作報告;

3) 基金會財務信息;

4) 基金會接受捐贈信息;

5) 基金會開展公益資助項目信息;

6) 其他必要的日常動態信息更新。

4.2.2  基金會基本信息,包括:機構基本情況(機構名稱、成立時間、機構宗旨和業務范圍、辦公地址、工作電話等)、年檢情況、評估結果及聯系方式等。

4.2.3  年度工作報告,按照省民政廳統一的格式要求,在規定的時間內,在登記管理機關指定的媒體上公布年度工作報告的全文和摘要。

4.2.4  財務信息,包括財務會計報告、審計報告、專項業務活動審計報告。

4.2.5  接受捐贈信息,包括:接受捐贈款物時間、捐贈來源、接受捐贈款物性質(限定性捐贈或非限定性捐贈)、接受捐贈款物內容(捐贈類型、捐贈數額),以及是否開具捐贈收據等。

4.2.6  捐贈款物使用信息,包括:受益對象、受益地區、捐贈款物撥付和使用的時間和數額、捐贈活動和項目成本、捐助效果(圖片、數字、文字說明)等。在捐贈款物使用過程中計劃有調整的,要及時公布調整后的計劃。

4.2.7  日常動態信息,包括參與公益投資情況、主要工作人員變動、項目動態情況等。

4. 3  信息公開時限及方式

4.3.1  年度工作報告,基金會規定在每年331日前向登記管理機關報送上一年度的年度工作報告、財務審計報告及業務活動專項審計報告。

4.3.2  財務信息,年度財務會計報告,應于次年531日前按要求對外公開,或按公益慈善組織登記管理機關的要求公開;未經審計的財務工作報告不得公開。

4.3.3  常性捐助信息,基金會應在收到捐贈后15個工作日內公開捐贈款物接受信息;重大事件專項信息,應在收到捐贈后的72小時內公開捐贈款物接受信息,或按有關重大事件處置部門要求的時限和要求公開。對于銀行匯款等方式的捐款信息,應當在結賬后及時核對和公開,不能滿足上述公開時限的應予說明。

4.3.4  捐贈款物撥付和使用信息,應采取動態方式及時公開,一般應在捐贈款物撥付后一個月內向社會公開,并視情況定期或不定期公開后續信息。項目運行周期大于半年的,信息公開間隔時間不應超過6個月,以使捐贈人和社會公眾及時了解捐贈款物使用進展信息。所有項目應當在項目結束后進行全面公開。

4.3.5  信息公開可采取多種方式實施,包括:機構出版物(如年報、通訊等)及其官方網站、大眾媒體(電視、報紙、電臺、雜志等)、現場公開(如公開周、新聞發布會等)、定期郵寄或電子郵件、公益慈善項目報告、專項基金的年度報告,以及其他可行方式。有條件時建立門戶網站、建立官方網站等方式,提高信息公開的效果。

   法律法規和規章對信息公開方式另有規定的,依照其規定。

4.3.6  按照捐贈人、公益慈善組織登記管理機關、公益慈善組織業務主管單位、財政、稅務等部門的要求,信息公開主體應如實提供公益慈善捐助工作的專門信息或專項報告。

5.    

5. 1   本制度由秘書處負責解釋。

5. 2   本制度由理事會審議通過,2014年11日起實施。

 

 

志愿者管理制度

 

1.    目  

為組織和動員社會各界人士以志愿服務的形式參與基金會的慈善活動,加強對志愿者工作的管理,特制定本辦法。

2.    適用范圍

適用于本基金會的全體志愿服務者。

3.    職責權限

秘書處負責志愿者的管理。

4.      

4. 1  定義 

志愿者(也稱志愿人員、義工、志工)是指不以物質報酬為目的,基于良知、信念和責任,利用自己的時間、技能等資源,自愿參與本基金會組織開展的各項工作和活動,無償為本基金會公益事業提供服務和幫助的人。

4. 2  加入與退出

4.2.1  基本條件:

1) 年滿18周歲,身體健康;

2) 具有良好的思想道德品質和社會奉獻精神;

3) 遵守國家的各項法律、法規和規章制度;

4) 具備為本基金會組織開展的有關活動提供志愿服務所必需的技能和時間。

4.2.2  基金會根據項目活動需要,確定是否需要招募志愿者,并確定是長期性志愿者招募或短期性志愿者。招募長期性志愿者應明確服務內容、服務時間和所需條件;短期性志愿者的招募由各部門根據項目基金活動需要,提出志愿者招募計劃,或者直接推薦志愿者人選。有關志愿者的招募由項目執行部統一負責,報理事長審批,秘書處備案。

4.2.3  志愿者可根據本基金會網站和其他媒體公布的服務需求信息,下載或向本基金會索取申請表格,填報并寄送本基金會,或者通過電子信箱遞交加入申請表。

4.2.4  申請者經本基金會批準確認,填寫相關表格后即為本基金會注冊志愿者。

4.2.5  在履行志愿服務之前,本基金會與志愿者簽訂志愿者服務協議書。

4.2.6  志愿者若遇特殊情況中止服務,須向本基金會提出書面申請。

4. 3  權利和義務

4.3.1  權利

1) 參加志愿服務活動;

2) 接受本基金會提供的與服務相關的志愿服務培訓;

3) 獲得從事志愿服務的必需條件和必要保障;

4) 優先獲得志愿者組織和其他志愿者提供的服務;

5) 對志愿服務工作提出意見和建議;

6) 相關法律、法規、政策所賦予的權利;

7) 可申請取消注冊志愿者身份。

4.3.2  義務

1) 遵守中國法律法規,志愿服務,不計報酬;

2) 遵守本基金會的有關規定,履行服務承諾,服從管理,按照本基金會管理部門的安排積極參加服務活動;

3)  自覺抵制任何以志愿者身份從事的贏利活動或其他違背社會公德的活動(行為);

4) 自覺維護本基金會志愿者的形象;

5) 自覺維護服務對象的合法權益;

6) 履行相關法律法規及其他規章制度規定的其它義務。

4. 4  志愿服務

4.4.1  志愿者服務領域:符合本基金會宗旨和本基金會所開展的各類公益項目、活動;

4.4.2  志愿者服務形式包括但不限于翻譯、文秘、檔案、法律服務、財務服務、項目活動、禮儀接待、導游服務、后勤保障及基金會其他工作的需要。

4. 5  組織與管理

4.5.1  組織機構

1 基金會負責志愿者工作的規劃、協調和指導;

2 基金會負責注冊志愿者的管理服務,建立健全宣傳動員、注冊登記、管理培訓、考核評價、激勵表彰等制度。

4.5.2  日常管理

1) 凡申請成為本基金會志愿者,須填寫《基金會志愿者申請表》(后附個人簡歷),經項目執行部審核,理事會審批后報秘書處備案。審批通過后,基金會與申請者簽訂志愿服務協議,開始計算志愿服務期限。

以集體形式為本基金會大型公益活動提供志愿服務的臨時志愿者,以集體名義與本基金會簽訂志愿服務協議,在協議后附上志愿者名單,并由志愿者本人簽字認同志愿服務協議內容。

2) 基金會志愿者需接受相關志愿服務培訓。由項目執行部負責組織對志愿者進行培訓,或由基金會委托專業的第三方志愿者培訓機構對志愿者進行培訓。

3) 志愿者由基金會項目執行部統一管理,負責統一建立和管理志愿者檔案和志愿者信息庫。管理內容包括:指導志愿者按照我基金會的有關規定和志愿服務協議開展工作,檢查志愿者工作,評估其志愿服務質量,填寫《志愿者服務評估表》。

4) 項目部門如發現志愿者違反志愿服務協議的情況,可提前解除協議,報理事會批準、秘書處備案后由項目執行部辦理。

5) 基金會對在開展活動中提供良好服務、表現出色的志愿者,采取以下鼓勵措施:

A.   將志愿者的表現和工作成績反饋其所在的單位或社區,或在基金會自辦刊物、網站進行宣傳、推介;

B.   向中國志愿者協會、北京市青年志愿者協會組織推薦,參與有關獎項的評比;

C.   基金會作為公益性組織,可作為在校學生實習基地,并為志愿者做出實習鑒定;

D.   志愿者若申請本基金會項目資助,在同等條件下,享有優先權;

E.   根據本制度上述原則,本基金會招募的長期性或短期性志愿者,均為本基金會提供無償志愿服務;但本基金會亦可根據具體項目活動情況對志愿者象征性地提供小額志愿服務補貼,按權限審批后,相應費用從項目基金活動費用中列支。

6) 凡有以下行為之一的志愿者,本基金會將注銷其志愿者資格:

A.   違反國家有關法律法規的;

B.   違反本基金會相關規定和本管理辦法的;

C.   向本基金會申請自愿退出的。

7) 志愿者服務期滿,志愿服務協議自動解除。若志愿者愿意繼續提供志愿服務,須由本人提出書面申請,由項目執行部對其志愿服務進行評估,提出是否續簽協議的意見,經理事會審批、秘書處備案后,交項目執行部辦理手續。

6.      

61 本制度由項目執行部負責解釋。

6. 2 本制度由理事會審議通過,2014年1月1日起施行。


 

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